Om het beleid goed op te zetten, verloopt de besluitvorming in de raad volgens het 3-fasenmodel. Dit model is gekozen om zoveel mogelijk recht te doen aan de inbreng van de inwoners.

Het 3-fasenmodel,hoe werkt dat?

De gemeenteraad van Roosendaal werkt voor de besluitvorming volgens het ‘3-fasenmodel'. Het model bestaat uit drie opeenvolgende fasen, waarbij per fase een steeds duidelijker beeld van een onderwerp ontstaat.
 

Fase	Welk Doel?	Hoe?	In welke vorm?
1	beeldvorming	Beeldvorming door middel van informatie-uitwisseling (schriftelijk en mondeling, de ‘harde' informatie) en perceptie (‘zachte' informatie).	Beeldvormende bijeenkomst
2	meningsvorming	Door middel van debat in de commissies wordt een onderwerp vanuit verschillende standpunten besproken.	Commissievergadering
3	besluitvorming	Debat over het onderwerp wat leidt tot een raadsbesluit.	Raadsvergadering

Met het 3-fasenmodel ontstaat een duidelijke scheiding tussen fasen in de besluitvorming. Daarnaast biedt het model ruimte voor een gedegen informatie-uitwisseling (en -verzameling) in een stadium van het besluitvormingsproces waarin nog geen standpunt hoeft te worden ingenomen. 
    

FASE 1: BEELDVORMING

Hoe wordt de beeldvormende bijeenkomst aangekondigd?

Op de zondag vóór de beeldvormende bijeenkomst worden de voorstellen en raadsmededelingen opgesomd gepubliceerd in Stadserf. Tevens worden deze op het raadsinformatiesysteem geplaatst, ter inzage gelegd op de gebruikelijke informatiepunten en naar de abonnementhouders gestuurd. 

 

Hoe wordt de agenda samengesteld?

In de beeldvormende bijeenkomst worden raadsvoorstellen en raadsmededelingen behandeld.  
Alle raadsvoorstellen worden in principe in ‘commissieblokken' behandeld in de volgorde Omgeving - Bestuur. Afhankelijk van het aantal insprekers en de te verwachten publieke belangstelling voor een onderwerp kan hiervan worden afgeweken. Verder worden raadsmededelingen op verzoek van inwoners en raadsleden op de agenda geplaatst.
 
De griffie en de voorzitter stellen op dinsdag (één dag voor de bijeenkomst) de definitieve agenda op, inclusief tijdsindicatie per ‘commissieblok'. De agenda wordt op die woensdag om uiterlijk 17.00 uur gemaild naar insprekers, pers, raadsleden, college, abonnementshouders en geplaatst op het raadsinformatiesysteem.  

 

Hoe is het inspreken geregeld?

Iedere belanghebbende kan gebruik maken van het inspreekrecht over raadsvoorstellen en/of raadsmededelingen die in de raadscyclus worden behandeld. Hij/zij moet dit wel om uiterlijk 12.00 uur op de dag voor de bijeenkomst (woensdag) hebben gemeld aan de griffie.
 
Een inspreker krijgt maximaal vijf minuten de gelegenheid zijn mening te geven over het voorstel. Daarna hebben raadsleden de mogelijkheid vragen te stellen aan de inspreker.

 

Hoelang duurt de bijeenkomst en waar wordt die gehouden?

Aanvang van de beeldvormende bijeenkomst is 19.30 uur in de raadszaal. Bij de agendasamenstelling wordt als eindtijd 22.30 uur gehanteerd. Wanneer het nodig blijkt zal een parallelle sessie in de raadszaal worden belegd.
 
Alleen in de gewelvenzaal wordt koffie/thee/water geserveerd. Deze ruimte is bij uitstek geschikt om informeel na te praten met bijvoorbeeld insprekers, raadsleden of andere aanwezigen.

 

Wie is voorzitter? 

De beeldvormende bijeenkomst is een raadsbijeenkomst. Daarom zal de plaatsvervangend voorzitter van de raad in eerste instantie de bijeenkomst voorzitten. Bij vervanging, of wanneer een parallelle sessie plaatsvindt, zal (ad hoc) een beroep gedaan worden op de commissievoorzitters.

 

Hoe verloopt de behandeling?

De voorzitter leidt een voorstel kort in.

Wanneer insprekers zich tijdig hebben aangemeld krijgen zij ieder vijf minuten de gelegenheid om in te spreken. Daarna kunnen raadsleden aan de inspreker verduidelijkende vragen stellen.

Hierna vraagt de voorzitter wie er technische vragen heeft over het voorstel. Dit kunnen zowel raadsleden als andere aanwezigen zijn. Nadat een opsomming is gemaakt van personen die technische vragen willen stellen, geeft de voorzitter de eerste vragensteller het woord. De voorzitter kan het aantal vragen per persoon beperken op basis van het aantal aangemelde vragenstellers en beschikbare tijd.

De portefeuillehouder wordt na iedere vragensteller gevraagd de vragen te beantwoorden, waarna de volgende vragensteller het woord krijgt.

Aan het eind van de behandeling van een voorstel meldt de voorzitter naar welke commissie het voorstel wordt doorgeleid en wanneer de commissievergadering is.

Wanneer alle voorstellen van één commissie zijn behandeld, of wanneer de voorzitter het wenselijk acht wordt de bijeenkomst voor enkele minuten geschorst. Tijdens deze schorsing kunnen publiek en raadsleden ‘wisselen'. De schorsingstijd kan worden benut om afwijkingen op de tijdsindicatie van de agenda op te vangen.

 

Wat als de bijeenkomst niet op één avond kan worden afgewerkt?

De planning gaat ervan uit dat de avond rond 22.30 uur afgerond moet zijn. Bij het maken van de definitieve agenda wordt ingeschat of op voorhand al een parallelle sessie noodzakelijk is. Toch is het mogelijk dat dit vooraf onjuist is ingeschat en dat de behandeling van een ‘commissieblok' langer duurt dan voorzien. In dat geval wordt tijdens de bijeenkomst besloten een volledig commissieblok gelijktijdig te houden, zodanig dat de begintijd zoveel mogelijk gelijk (maar niet vroeger) is aan de op de definitieve agenda vermelde aanvangstijd.

 

Wat zijn technische vragen?

De bedoeling van fase 1 is om een zo goed mogelijk beeld te vormen van een te nemen raadsbesluit. In het raadsvoorstel heeft het college het voorstel zo goed mogelijk toegelicht. Desondanks kan het zijn dat sommige onderdelen van het collegevoorstel voor u nog niet voldoende duidelijk zijn.

Tijdens de beeldvormende bijeenkomst kunt u verduidelijkende vragen stellen aan de verantwoordelijk portefeuillehouder. Het is niet de bedoeling dat er ‘politieke' vragen worden gesteld of een discussie gaat voeren met de portefeuillehouder of andere raadsleden.

Een inhoudelijk debat, op basis van afwijkende standpunten wordt gevoerd in de commissievergaderingen en in de raadsvergadering.

De beeldvormende bijeenkomst is ook niet bedoeld om een portefeuillehouder te ‘overhoren' over zijn dossierkennis. Pure detailvragen (bijv. jaartallen, hoeveelheden etc.) worden zoveel mogelijk vooraf gesteld via de griffie. De griffie zal de vragen i.o.m. de wethouder ambtelijk af laten handelen. De antwoorden worden via e-mail aan de commissieleden verstrekt.

 

Wat als niet alle antwoorden kunnen worden gegeven?

Uiteraard is het mogelijk dat niet altijd antwoord kan worden gegeven op alle vragen. Deze vragen zullen uiterlijk de maandag na de beeldvormende bijeenkomst om 17.00 uur schriftelijk beantwoord worden. 

 

Wordt er een verslag gemaakt? 

Nee, van de beeldvormende bijeenkomst wordt videoverslag gemaakt die binnen enkele werkdagen na de bijeenkomst op het raadsinformatiesysteem wordt geplaatst. 

Wel houdt de griffie toezeggingen bij.

 

FASE 2: MENINGSVORMING

Fase 2 van het 3-fasenmodel staat in het teken van de meningsvorming.
Dit gebeurt in de commissievergaderingen, t.w. Commissie Bestuur en Commissie Omgeving   

Wat gebeurt er tijdense de commissievergaderingen? 

In de commissievergaderingen worden geen technische vragen meer gesteld. Deze zijn immers aan bod geweest tijdens de beeldvormende bijeenkomst. Door middel van debat in de commissie wordt een onderwerp vanuit verschillende standpunten besproken. Hiermee wordt een mening gevormd.

Aan het eind van de behandeling van de raadsvoorstellen geeft de commissie een advies, waarbij door de fracties die een voorstel als B-stuk voor de raad willen agenderen, wordt aangegeven op welke punten zij in de raad willen terugkomen. Raadsmededelingen kunnen worden door commissielden worden geagendeerd voor de raadsvergadering als C-stuk. 

Hoe verloopt de agendering? 

De agendering voor commissieleden sluit op dinsdag na de beeldvormende bijeenkomst om 9.00 uur.

 

FASE 3: BESLUITVORMING

De laatste fase van het 3-fasenmodel is de besluitvormingsfase. In de raadsvergadering wordt een debat gevoerd wat leidt tot een raadsbesluit. 

Hoe verloopt de agendering?

In de meeste gevallen is in de commissies aangegeven of een voorstel een A-stuk (hamerstuk) is of dat er nog een debat over gevoerd moet worden in de gemeenteraadsvergadering (B-stuk of C-stuk).
De B-stukken worden geclusterd per portefeuillehouder op de agenda geplaatst.